Welkom bij 3W | Werken voor Nederland, WereldWijd
Ga je voor de Nederlandse overheid wonen, werken of reizen in het buitenland? Bij 3W regel je jouw zaken snel en gemakkelijk. Bekijk het overzicht van onze diensten.
Organogram 3W
Uitleg van de nummers in de afbeelding
Algemene leiding
De algehele leiding van de directie 3W is in handen van Paul Heemskerk. De dagelijkse aansturing van en personeelsverantwoordelijkheid voor de onderdelen van het Staf Office (SO) berusten bij Paul. Max Vleugel is plaatsvervangend directeur en hoofd Personeel Buitenland.
3W Advies
De medewerkers Advies verrichten alle activiteiten gericht op het verstrekken van onafhankelijk (juridisch) advies ten behoeve van de oordeels- en besluitvorming van de directeur 3W. Directeur 3W is exclusief bevoegd voor het afdoen van juridische beslisproducten.
3W Management Ondersteuning
Management Ondersteuning, ook wel het secretariaat genoemd, verricht alle secretariële, administratieve en organisatorische activiteiten gericht op ondersteuning van de directeur, de afdelingshoofden, en in voorkomende gevallen van de overige 3W-medewerkers.
Control & InformatieManagement
Control: De Control-medewerkers worden aangestuurd door een controller. De medewerkers van Control verrichten werkzaamheden op het terrein van management-control, managementinformatie, advies, administratieve organisatie, interne controle, contractmanagement en financiële administratie. Informatiemanagement: De IM-medewerkers worden aangestuurd door een senior informatie adviseur. De IM-medewerkers vervullen taken rond informatietechnologie, informatiemanagement en functioneel beheer, waaronder de inhoudelijke ontwikkeling en beheer van digitale formulieren. Onder IM is ook de 3W-brede coördinatie m.b.t. Privacy en AVG toepassingen ondergebracht.
3W Personeel Buitenland (PB)
De afdeling Personeel Buitenland ondersteunt medewerkers op de post en medewerkers en hun gezinsleden die vanuit het Rijk, Wereldwijd uitgezonden worden.
3W Dienstverlening en Relatiemanagement (DRM)
De afdeling Dienstverlening en Relatiemanagement (DRM) verzamelt en bundelt vragen van en verleent service aan in- en externe afnemers en monitort de dienstverlening. De afdeling DRM en haar onderdelen staan onder leiding en personele verantwoordelijkheid van een afdelingshoofd.
DRM/Customer Services (CS)
De Customer Services servicedesk beantwoordt algemene vragen van collega’s en externe klanten over de producten en diensten van 3W en HDPO. Het Customer Services team bestaat verder uit een contentbeheerder/communicatieadviseur, én relatiemanagers voor opdrachtgevende ministeries, andere organisaties en de posten.
DRM/HR Administratie
De medewerkers van het team HR Administratie verzorgen de administratieve afwikkeling van de binnen BZ genomen HR besluiten en beschikkingen en geven adviezen over de toepassing van wet- en regelgeving met betrekking tot de administratie uitvoer van desbetreffende interne bedrijfsvoeringsprocessen. Daarnaast ‘ontzorgt’ het team het BZ lijnmanagement waar het gaat om administratieve goedkeuringshandelingen vallend onder de In-, Door- en Uitstroom (IDU) processen in P-Direkt.
DRM/Diplomatieke Koerierdienst (DK)
De Diplomatieke Koeriersdienst verzorgt de verzending van dienstpost en dienstgoederen onder diplomatiek zegel naar de Nederlandse vertegenwoordigingen in het buitenland.
DRM/Travelpoint
De travelmanager en medewerkers geven advies en ondersteuning bij boekingen van internationale dienstreizen en het gebruik van de Travelpoint applicatie.
DRM/Consulair Dienstencentrum (CDC)
Het CDC bemiddelt bij het opvragen en/of legaliseren van akten in het buitenland, legaliseert Nederlandse documenten voor gebruik in het buitenland. Het CDC is naast de legalisatiebalie ook verantwoordelijk voor de diplomatieke paspoort-, en visumbalie waar de medewerkers aanvragen voor diplomatieke paspoorten en visa in behandeling nemen.
DRM/Flight Coordinator Office (FCO)
e medewerkers van deze afdeling zijn belast met de aanvragen voor overvlieg- en landingsvergunningen van inkomende en uitgaande staats- en militaire vluchten en jaarklaringen.
PB/Voorlichting, Werving en Training (VWT)
Het cluster VWT houdt zich actief bezig met: Voorlichting aan personen die zich willen oriënteren op werken in het buitenland. De voorlichting richt zich enerzijds op onderwerpen die de zich oriënterende persoon mee moet nemen in zijn afweging of werken in het buitenland wel wat voor hem en zijn gezin is: m.n. (on)veiligheid, onderwijs(on)mogelijkheden voor kinderen, (on)mogelijkheden om te werken voor de partner en medische zaken. Dit cluster is de dossierhouder/2e lijn op de dossiers partnerondersteuning (o.a. werken partner, diplomatieke status), onderwijs voor kinderen, medische zaken en veiligheid. Anderzijds richt de voorlichting zich op het zo goed mogelijk informeren van de zich oriënterende persoon op de mogelijkheden om te worden toegelaten tot de civiele missiepool of verkiezingswaarnemerspool. Met name de civiel experts die worden geselecteerd voor de civiele missie pool ontvangen informatie over het proces van werving tot en met sollicitatie bij een civiele missie. Deze laatste rol heeft 3W niet voor de uitzendingen naar de posten en het Caribisch deel van het Koninkrijk; deze rol is belegd bij de departementen zelf. Werving betreft: De civiele experts die daadwerkelijk worden geworven en geselecteerd d.m.v. een selectiegesprek en een assessment. Het onderdeel ‘Training’ omvat een breed palet van werkzaamheden, zowel voor uit te zenden ambtenaren (en hun gezinsleden)naar posten of het Caribisch deel van het Koninkrijk, als voor uit te zenden civiel experts naar civiele missies.
PB/Uitgezonden Medewerkers (UM)
Het cluster UM ondersteunt medewerkers en hun gezinsleden die vanuit het Rijk Wereldwijd uitgezonden worden. UM ondersteunt hen bij de voorbereiding, tijdens de (over)plaatsing en bij terugkeer naar Nederland. Het betreft 4 soorten uitzendingen: Uitzendingen naar een post (ambassade, PV, CG, consulaat); Uitzendingen naar het Caribisch deel van het Koninkrijk; Uitzendingen van civiel experts; Uitzendingen van verkiezingswaarnemers. Het werk van het Cluster UM begint dus zodra een medewerker is geworven voor een plaatsing in het buitenland. Deze plaatsing wordt via het digitale portaal van 3W doorgegeven aan 3W (de zgn. “aanmelding”). De voorbereiding van de uitzending/overplaatsing wordt vervolgens binnen 3W gezamenlijk opgepakt door UM, Customer Services en - indien van toepassing - DRM/CDC voor het diplomatiek paspoort en/of visum. UM levert producten en diensten zoals buitenlandvergoedingen, internationale verhuizingen, voorbereiding van de medewerker die wordt uitgezonden en zijn/haar gezinsleden, internationale reizen en keuringen en vaccinaties.
PB/Lokale Medewerkers
Het LM-cluster (Lokale Medewerkers) ondersteunt en adviseert CdP’s en Operationeel Managers op de post als het gaat om de rechtspositie van de lokale medewerkers op de post. LM draagt zorg voor o.a.: de juiste en tijdige registratie van een lokale medewerker in de (personeels)systemen zodat correcte belastingafdracht en afdracht van de sociale verzekeringspremies (in Nederland en/of in het buitenland) kan plaatsvinden. Ook is de registratie nodig om de lokale medewerker toegang te geven tot een BZ-account. Uitvoering van de jaarlijkse loononderzoeken en i.h.k.v. de taakspecialisatie de (her)berekening van de lokale lonen en suppleties op basis hiervan. Berekening, controle en administratieve verwerking van ontslag- en suppletievergoedingen. In het kader van de taakspecialisatie is LM ook verantwoordelijk voor de tijdige en correcte salarisuitbetaling.
Wat kan 3W voor je betekenen?
- We geven voorlichting ter voorbereiding van medewerkers en hun gezin op een plaatsing.
- We bemiddelen bij internationale verhuizingen.
- We ondersteunen internationale reizen en het gebruik van Travelpoint.
- We bemiddelen bij medische diensten zoals keuringen en vaccinaties.
- We behandelen de vergoedingen bij plaatsing in het buitenland.
- We geven diplomatieke paspoorten af, en bemiddelen bij visa aanvragen en legalisaties.
- We zijn het contactpunt voor lokaal personeel op posten voor Rrlok en salarisadministratie.
- We werven en trainen kandidaten voor civiele missies en verkiezingswaarnemers.
- We bemiddelen bij overvlieg- en landingsvergunningen voor militaire en staatsvluchten.
- We verzorgen de diplomatieke post en vracht.
- We leveren scherfvesten aan medewerkers en ambassades.
- We verzorgen de administratieve afwikkeling van de door HR genomen besluiten voor alle BZ ambtenaren en geven adviezen over de toepassing van wet- en regelgeving m.b.t. de administratieve uitvoer van desbetreffende interne bedrijfsvoeringsprocessen.
- We ‘ontzorgen’ het BZ lijnmanagement van administratieve goedkeuringshandelingen vallend onder de In-, Door- en Uitstroom (IDU) processen in P-Direkt.
Dienstverleningsafspraken
3W heeft met alle afnemers dienstverleningsafspraken (DVA) gemaakt. Deze DVA’s zijn afgesloten voor de periode van één jaar. Hierin is afgesproken wat de klant aan producten en diensten afneemt van 3W.