Diplomatieke paspoorten

Rijksambtenaren die voor één van de landen van het Koninkrijk naar het buitenland reizen en over de Nederlandse nationaliteit beschikken, kunnen aanspraak maken op een diplomatiek of dienstpaspoort als en voor zolang de minister van Buitenlandse Zaken dat noodzakelijk acht.

Op basis van de aanvraag wordt bekeken of iemand recht heeft op een diplomatiek of een dienstpaspoort. Een diplomatiek paspoort geeft je voor dienstreizen geen diplomatieke status of onschendbaarheid. 
Meer weten? Lees de vernieuwde Beleidsregels diplomatieke en dienstpaspoorten. In de praktijk betekent dit dat je niet automatisch een diplomatiek paspoort verkrijgt. 

Voor het aanvragen van een paspoort dien je een ondersteunend memorandum getekend door jouw Directeur-Generaal of Directeur (dus geen afdelingshoofd) waaruit blijkt dat je (regelmatig) naar het buitenland moet reizen, met opgave van:

• de betreffende landen die bezocht worden;
• de motivatie waaruit het functionele karakter van het bezit en gebruik van het aangevraagde diplomatieke- of dienstpaspoort blijkt;
• einddatum dienstverband huidige functie (i.v.m. geldigheidsduur paspoort).

Bovenstaande drie zaken moeten worden opgenomen in een ondersteunend memorandum.

Directeuren dienen een ondersteunend memorandum te overleggen van de betreffende DG. 

Als het memorandum via 247Plaza is goedgekeurd door leidinggevende, dan moet ook de goedkeuring via dit systeem worden toegevoegd.

Kom je met een grote groep? Maak een afspraak via e-mail. Je krijgt een uitnodiging om in de middag langs te komen (maandag t/m donderdag).

Als je alleen (of met een collega) komt, kun je geen afspraak maken. Ons Consulair Dienstencentrum is maandag t/m vrijdag tussen 9:00 en 12:30 uur open. Wij bevinden ons op de begane grond (naast de receptie), Rijnstraat 8 in Den Haag.

Neem voor het aanvragen van een paspoort het volgende mee (geprint):

• Een volledig (digitaal) ingevuld en ondertekend paspoortaanvraagformulier.
• 2 recente pasfoto's, niet ouder dan 6 maanden (conform fotomatrix). Militairen: niet in uniform op de foto (zie FAQ).
• Kopie van houderpagina geldig nationaal paspoort of Nederlandse identiteitskaart. Let op. Heeft u een nationaal paspoort dat is afgegeven na 30 september 2024 dan ook de achterzijde van de houderpagina printen.
• Uw huidige diplomatieke paspoort of dienstpaspoort of nationale paspoort bij eerste aanvraag.
• Geprint memorandum (of bemiddelingsbrief) getekend door jouw directeur (indien je werkzaam bent bij BZ) of directeur-generaal (als je voor een ander ministerie werkt, of zelf directeur bent bij BZ)  - dus geen afdelingshoofd - waaruit blijkt dat je (regelmatig) naar het buitenland moet reizen, met opgave van:
  • de betreffende landen die bezocht worden;
  • de motivatie waaruit het functionele karakter van het bezit en gebruik van het aangevraagde diplomatieke- of dienstpaspoort blijkt;
  • einddatum dienstverband huidige functie (i.v.m. geldigheidsduur paspoort).

Directeuren dienen een ondersteunend memorandum te overleggen van de betreffende DG. 

Het is niet toegestaan om een diplomatiek of dienstpaspoort te gebruiken voor privéreizen als je een paspoort ontvangt in het kader van dienstreizen.

Het CDC kan geen kopieën maken van documenten die je voor de aanvraag moet inleveren.

Als je een andere functie krijgt, moet je het verkregen paspoort inleveren of ongeldig laten maken bij de paspoort/visumbalie.

Vanaf het moment dat je je definitieve plaatsingsbrief hebt ontvangen, kun je je paspoort aanvragen.

Als je alleen (of met je partner) komt, kun je geen afspraak maken. Ons Consulair Dienstencentrum is maandag t/m vrijdag tussen 9:00 en 12:30 uur open. Wij bevinden ons op de begane grond (naast de receptie), Rijnstraat 8 in Den Haag

Om je van dienst te zijn is het van belang dat je alle benodigde documenten meeneemt. Lees onder 'Wat moet ik meenemen" wat je nodig hebt.

Kom je met een grote groep of gezin van 3 of meer personen? Maak een afspraak via e-mail met vermelding van je voorkeuren dag/tijd. Je krijgt een uitnodiging om in de middag langs te komen (maandag t/m donderdag).

Neem voor het aanvragen van een paspoort het volgende mee (geprint):

• Geprinte plaatsingsbrief/verlengingsbrief/aanmeldmemo per persoon
• Kopieën huidige (nationale) reisdocumenten van alle gezinsleden
• 2 pasfoto's, niet ouder dan 6 maanden (conform fotomatrix) per persoon
• Volledig (digitaal) ingevulde en ondertekende paspoortaanvraagformulieren per persoon 
• Ieder gezinslid waarvoor een paspoort wordt aangevraagd moet aanwezig zijn (verschijningsplicht).

Rijkstrainees moeten naast de getekende kopie detacheringsovereenkomst ook het begeleidende memo van betreffende ambassade, met de plaatsingsduur, aanleveren.

Voorkom een tweede bezoek: neem alle benodigde documenten mee! Het CDC kan geen kopieën maken van documenten die je voor de aanvraag in moet leveren. Heb je geen printer thuis? Ga vooraf aan de afspraak naar de 4^e of 6^e verdieping om te printen en scannen.

Kopie geldig reisdocument/identiteitskaart
Bij iedere paspoortaanvraag is het verplicht een kopie van het nationale paspoort, diplomatiek paspoort, dienstpaspoort of identiteitskaart aan te leveren; bij het ontbreken hiervan kan de aanvraag niet in behandeling worden genomen. 

Diplomaten (geplaatst op een post) mogen ook voor privéreizen in het buitenland gebruik maken van het verstrekte diplomatieke of dienstpaspoort. 

Partners en kinderen die niet bij de uitgezonden ambtenaar op de post verblijven, mogen hun diplomatieke paspoorten niet voor privéreizen gebruiken. Met andere woorden, zij mogen de diplomatieke paspoorten alleen gebruiken om van en naar de post te reizen.

Als je plaatsing is beëindigd ben je verplicht de diplomatieke paspoorten in te leveren bij de paspoort/visumbalie.

Als de aanvraag compleet is, is de doorlooptijd voor het vervaardigen van een diplomatiek paspoort/dienstpaspoort maximaal 10 werkdagen.

Houd bij overplaatsing van post naar post, maar ook na verlenging van je plaatsingsduur, rekening met de persoonlijke verschijningsplicht.

Als je al in het bezit bent van een plaatsingsbrief/aanmeldmemo, werkzaam bent op het departement en wordt geplaatst op een post, wordt je verzocht om zo snel mogelijk en bij voorkeur vóór de zomer je diplomatiek paspoort aan te vragen, ook met het oog op het aanvragen van een eventueel visum.

Iedere aanvrager moet in persoon bij de paspoortbalie van het CDC verschijnen voor het aanvragen van een diplomatiek- of dienstpaspoort. Dit in verband met de persoonlijke verschijningsplicht en het afnemen van vingerafdrukken.

Hoewel van kinderen onder 12 jaar geen vingerafdrukken worden afgenomen, moeten zij wel bij de indiening van de aanvraag aanwezig zijn. Op hen is namelijk ook de wettelijk voorgeschreven persoonlijke verschijningsplicht van toepassing voor de vaststelling van de identiteit.

Erkende partners en afhankelijke kinderen van uitgezonden ambtenaren kunnen diplomatieke paspoorten aanvragen, ook als zij niet permanent bij de uitgezonden ambtenaar op de post verblijven.

Partners en kinderen die niet bij de uitgezonden ambtenaar op de post verblijven, mogen hun diplomatieke paspoorten niet voor privéreizen gebruiken. Met andere woorden, zij mogen de diplomatieke paspoorten alleen gebruiken om van en naar de post te reizen.

Als je met je partner een samenlevingsovereenkomst hebt afgesloten, moet je een kopie van de notariële akte overleggen. Het is voldoende om de eerste pagina en de laatste pagina van de akte te overleggen.

Als je echtgeno(o)t(e) of kinderen op een later moment een diplomatiek paspoort aanvragen, moet er ook een volledig dossier worden overlegd, inclusief alle eerder genoemde documenten (zoals de plaatsingsbrief/aanmeldmemo, etc.), en graag een begeleidende e-mail van de uitgezonden ambtenaar.

Afhankelijke kinderen van uitgezonden ambtenaren kunnen diplomatieke paspoorten aanvragen, ook als zij niet permanent bij de uitgezonden ambtenaar op de post verblijven.

Kinderen die niet bij de uitgezonden ambtenaar op de post verblijven, mogen hun diplomatieke paspoorten niet voor privéreizen gebruiken. Met andere woorden, zij mogen de diplomatieke paspoorten alleen gebruiken om van en naar de post te reizen.

Bij minderjarige kinderen moeten degenen die met het ouderlijk gezag zijn belast (meestal beide ouders) het paspoortaanvraagformulier ondertekenen. Als een minderjarig kind nog niet in het bezit is van een nationaal paspoort of een Nederlandse identiteitskaart en nooit in de BRP is opgenomen, moet een kopie van de gelegaliseerde/geapostilleerde geboorteakte worden overgelegd.

Bij minderjarige kinderen moeten tevens kopieën van de houderpagina van het paspoort van degenen die met het ouderlijk gezag zijn belast (meestal beide ouders) bij de aanvraag worden ingediend.

Als een kind in het buitenland is geboren, kan het nieuwe diplomatieke of dienstpaspoort worden aangevraagd via de consulaire afdeling van de post. Dit is een uitzonderingssituatie, waarbij ervan wordt uitgegaan dat aan de verschijningsplicht wordt voldaan en de identiteit van het kind wordt bevestigd door de post. De post maakt een verklaring op dat het kind in persoon is verschenen. Stuur deze verklaring mee met de paspoortaanvraag.

Maak een afspraak als je met een gezin komt.

Op de pagina met veelgestelde vragen vind je de definitie van 'Afhankelijk kind'.

Zelfstandige paspoortaanvragen voor afhankelijke kinderen: Als afhankelijke kinderen op een later moment zelf een diplomatiek paspoort aanvragen, dien je dit met een begeleidende e-mail van de uitgezonden ambtenaar in. Er moet een volledig dossier worden overlegd, dat wil zeggen alle benodigde documenten genoemd onder “wat moet ik meenemen,” inclusief een plaatsingsbrief/aanmeldmemo van de uitgezonden ouder.