Visumbemiddeling

Je kunt de 3W visa landeninformatie raadplegen wanneer je wilt weten of je een visum nodig hebt voor je dienstreis als rijksambtenaar.

Per land kun je raadplegen welke documenten vereist zijn bij inreis, plaatsing, detachering of stage, en of er eventuele bijzonderheden zijn. Deze documentatie heb je nodig bij de aanvraag aan de visumbalie van het Consulaire Dienstencentrum (CDC).

Wij verzorgen de aanvraag van visa bij plaatsing, detachering, stage of een dienstreis naar visumplichtige landen voor rijksambtenaren, leden van het Koninklijk Huis, leden van de Staten- Generaal, Rijkstrainees, stagiairs en eventuele gezinsleden (bij plaatsing of reizen in het kader van gezinshereniging). 3W bemiddelt niet voor visumaanvragen van burgers.

Wij regelen enkel diplomatieke, officiële en service visa voor houders van diplomatieke, dienst- en nationale paspoorten.

3W bemiddelt niet bij visumaanvragen voor privéreizen! Hiervoor moet je zelf een toeristenvisum regelen.

Nadat je hebt onderzocht welke documenten je nodig hebt, dien je (veelal) de aanvraag bij het CDC in te dienen. Je hoeft hiervoor geen afspraak te maken. Iedere werkdag tussen 9.00 en 12.30 uur ben je welkom.

Wanneer kan ik een aanvraag doen?

Een visumaanvraag dien je vier weken voor de beoogde vertrekdatum in bij de 3W visumbalie. De aanvraag mag ook worden ingediend door een gemachtigde.

Wat moet ik meenemen?

Je geeft naast de vereiste documenten de volgende reis- en contactgegevens door in het Engels (of Frans, afhankelijk van de taal die wordt gevoerd op het betreffende visumformulier) bij de visumbalie:

• de vertrekdatum
• de duur van het verblijf
• de bestemming (land en plaatsen)
• de reden of het doel van de reis
• een telefoonnummer en een e-mailadres.

Indien je niet bij het ministerie van Buitenlandse Zaken werkt, staan deze gegevens in een bemiddelingsbrief van je werkgever om de dienstreis te bevestigen en met het verzoek aan 3W om te bemiddelen bij het aanvragen van het visum.

Bij plaatsing, detachering en stage hoeft er geen bemiddelingsbrief van de werkgever te worden aangeboden, maar dienen aanvullende documenten te worden overgelegd:

• kopie definitieve plaatsingsbrief of memo van Hoofddirectie Personeel en Organisatie (hierna: HDPO)
• een kopie van de definitieve detacheringsovereenkomst
• een kopie van de definitieve stageovereenkomst.

Bij plaatsing geef je aan wie je voorganger is op de post. Als de plaatsing een nieuwe functie betreft, dan geef je dit tevens aan bij de balie.

Bij plaatsing: meereizende partners die niet de Nederlandse nationaliteit hebben dienen zelf een officieel visum aan te vragen bij de ambassade (indien nodig willen wij je wel assisteren). Zij halen ook zelf het paspoort op bij de ambassade. Een note verbale van het ministerie van Buitenlandse Zaken is vereist en kan worden aangevraagd bij de 3W visumbalie.

Je hoeft geen afspraak te maken. Het CDC is maandag t/m vrijdag tussen 9:00 en 12:30 uur open. Wij bevinden ons op de begane grond (naast de receptie), Rijnstraat 8 in Den Haag.

Gaat je reis na het indienen niet door? Stel ons dan op de hoogte per e-mail.

Waar moet ik op letten?

Vergeet niet om je contactgegevens (telefoonnummer en e-mailadres) bij het CDC achter te laten, voor het geval aanvullende informatie nodig is.

Incomplete aanvragen worden niet in behandeling genomen!

Vraag het visum op tijd aan. Bij urgente aanvragen loop je het risico dat het visum niet op tijd wordt toegekend. Helaas komt dit vaker voor dan wij wensen. 

Een visum wordt in een paspoort geplaatst. Houd daarom rekening met het feit dat je jouw paspoort moet inleveren. Uitzondering hierop zijn de elektronische visa; de e-visa.

Visa worden toegekend door buitenlandse ambassades en consulaten en niet door ons.

3W kan informatie geven over de noodzaak voor een visum voor het bezoeken van een land. In veel gevallen gaat dit online. Zo niet, dan bemiddelt het CDC. Je kunt dan het visumaanvraagformulier zelf, volledig en juist invullen en alle vereiste documenten voor de aanvraag bij de balie van het Consulair Dienstencentrum (CDC) inleveren. In principe worden er voor de bemiddeling van een visum geen kosten in rekening gebracht, tenzij anders vermeld staat in de visuminformatie bij de bijzonderheden van het betreffende land.

Een Nederlands nationaal paspoort wordt voorzien van een dienstpaspoortclausule (dienststempel). Hiermee wordt een paspoort opgehoogd naar een titulair dienstpaspoort en kan er een officieel of service visum worden aangevraagd.

Dit is geregeld in artikel 4 lid 2 van de Beleidsregels voor verstrekking en gebruik diplomatieke of dienstpaspoorten.

Op grond van de overgelegde documenten en gegevens stellen wij een note verbale op. Een note verbale is een formele brief van het ministerie van Buitenlandse Zaken gericht aan de ambassade of het consulaat van het betreffende land met het verzoek een visum aan je toe te kennen. De note verbale wordt met de aanvraag per koerier aangeboden bij de ambassade of het consulaat.

Zodra het visum is toegekend en het paspoort bij onze balie retour komt, ontvang je een automatisch afhaalbericht met machtiging op het opgegeven e-mailadres en kan het paspoort worden afgehaald tijdens de openingstijden.

Als je zelf naar een ambassade of consulaat gaat en een note verbale nodig hebt, dan stel je ons hiervan tijdig op de hoogte door een kopie van je paspoort, de reisgegevens en een bemiddelingsbrief (m.u.v. BZ-medewerkers) per e-mail op te sturen. Wij zorgen ervoor dat de note verbale gereed is, zodat je deze kunt afhalen bij onze balie. Let op: wij zorgen alleen voor de note verbale. Je haalt ook zelf het paspoort op bij de ambassade of het consulaat.

Per e-mail vraag je de note verbale op bij de 3W visumbalie en stuur een kopie van het paspoort, de bemiddelingsbrief van de werkgever (m.u.v. BZ-medewerkers) en de eventuele uitnodiging mee. Tevens hebben wij de volgende informatie nodig van je:

• Datum van vertrek uit Nederland
• Reden reis (in het Engels/Frans, hetgeen van toepassing is)
• Duur van de reis
• De naam van Je functie (in het Engels/Frans, hetgeen van toepassing is)
• Als je wordt geplaats op een post, willen wij ook de naam van je voorganger weten
• Telefoonnummer en e-mailadres waarop je te bereiken bent voor eventuele aanvullende vragen.

Van de meereizende gezinsleden moeten we ook de kopiepaspoort hebben, aangezien de gegevens op de Note Verbale worden vermeld.

De aanvraag moet compleet en juist worden aangeleverd. Incomplete aanvragen worden niet door het CDC in behandeling genomen.

Neem contact op met het CDC als u er later achter komt als u iets niet goed hebt ingevuld.

Een bemiddelingsbrief is een brief van je werkgever waarin het volgende staat vermeld: welk land en plaats(en) je gaat bezoeken, de reden reis, vertrekdatum, hoe lang je in het bepaalde land verblijft en de benaming van je functie.

Er is geen sjabloon. De bemiddelingsbrief dient de volgende elementen te bevatten.

• Afdeling
• Reden reis in Nederlands
• Reden reis in het Engels/Frans, hetgeen van toepassing is.

Verzoekt visumbemiddeling voor:

• Naam
• Functiebenaming in Nederlands
• Functiebenaming in het Engels/Frans, hetgeen van toepassing is.

• Land
• Plaats(en)
• Vertrekdatum
• Duur/periode

Het memo of de brief dient getekend te worden.

Steeds vaken moeten aanvraager het visum zelf online aanvragen.

In andere gevallen bemiddelt het CDC. Als dat zo is, kun je een visumaanvraagformulier zelf, volledig en juist invullen en alle vereiste documenten voor de aanvraag bij de balie van het Consulair Dienstencentrum (CDC) inleveren.

Het aanvragen van een diplomatiek- of dienstpaspoort en een visumaanvraag kun je tegelijkertijd uitvoeren bij het CDC.

Je bent zonder afspraak welkom bij de 3W-diplomatieke paspoortbalie tussen 09.00 uur en 12.30 uur. De paspoortbalie bevindt zich aan de Rijnstraat 8 te Den Haag, in de centrale hal. 

Op werkdagen is de 3W-diplomatieke paspoort- en visumbalie open van 9:00 tot 12:30 uur.

De 3W-diplomatieke paspoort- en visumbalie is gevestigd op de begane grond in de centrale hal, naast de receptie (Rijnstraat 8).

Tijdens de NAVO-top op dinsdag 24 en woensdag 25 juni 2025 zijn de balies van het CDC gesloten. We zijn dan wel telefonisch of per e-mail bereikbaar.

Wij zijn open van maandag tot en met vrijdag met uitzondering van onderstaande (feest)dagen als deze op doordeweekse dagen vallen).

• Nieuwjaarsdag
• Pasen (tweede paasdag)
• Koningsdag
• Bevrijdingsdag
• Hemelvaartsdag
• Vrijdag 30 mei 2025 (na Hemelvaart)
• Vrijdag 10 mei 2024 (dag na Hemelvaartsdag)
• Pinksteren (tweede pinksterdag)
• Kerstmis (eerste en tweede kerstdag)
• Nieuwjaarsdag 2026
• Vrijdag 2 januari 2026

Het CDC belast geen kosten door aan de aanvrager voor de bemiddeling van de diplomatieke, officiële en service visa, tenzij anders vermeld staat in de Visa landeninformatie bij de bijzonderheden van het betreffende land. Deze kosten kun je declareren als je een reisdeclaratie indient.

De meeste landen hebben een doorlooptijd van 2 tot 3 weken, maar om er zeker van te zijn dat het visum tijdig gereed is, dient het visum minimaal 4 weken voor de beoogde vertrekdatum bij het CDC te zijn aangevraagd.

De volgende landen hanteren een doorlooptijd van 5 tot 6 weken.

• Afghanistan
• Congo (Kinshasa)
• Georgië (alleen bij plaatsing)
• Irak (voornamelijk voor aanvragen in het kader van de Capacity Building Mission Iraq)
• Iran
• Myanmar
• Nigeria
• Oekraïne (alleen bij plaatsing)
• Rusland (alleen bij plaatsing)
• Servië (alleen bij plaatsing)
• Sudan (afhankelijk van autorisatie van het Ministerie van Buitenlandse Zaken van Sudan)
• Vietnam (alleen bij plaatsing).

Gaat je reis na het indienen niet door? Stel ons dan alsjeblieft op de hoogte per e-mail. 

Als je zelf het visum gaat afhalen, stel ons dan op de hoogte per e-mail. Dan hoeft onze koerier niet onnodig langs te gaan bij desbetreffende ambassade.

De ambassade van het land dat het visum afgeeft, heeft je paspoort nodig om het visum te plaatsen in je paspoort (m.u.v. e-visum of 'visum on arrival').

Op onze Visa Landeninformatie lees je per land wat het betreffende land aan visumvereisten heeft. Wij leggen ook uit welke procedure gevolgd moet worden. Dit is per land verschillend.

Bij de meeste landen breng je zelf of sturen wij alle benodigdheden naar de ambassade. In de regel zijn dat het aanvraagformulier, pasfoto’s, je paspoort en andere benodigdheden. Als het visum door de ambassade in het paspoort is geplaatst kan het paspoort met visum worden opgehaald. In de meeste gevallen krijg je van CDC bericht om je paspoort met visum bij CDC af te halen. In sommige gevallen kun je het paspoort met visum zelf ophalen bij de ambassade.

Er zijn ook landen die het paspoort pas in een later stadium in het proces willen ontvangen. Zij geven dan aan het CDC door dat de procedure is afgerond en het visum verkregen kan worden. Wij nemen dan contact met je op om je hierover te informeren en af te stemmen of je zelf naar de ambassade moet met je paspoort of dat wij met je paspoort naar de ambassade gaan, opdat de ambassade het visum in je paspoort kan plaatsen.

• Kom zo vroeg mogelijk op de lijn per e-mail zodat wij kunnen adviseren.
• Visumaanvragen hoeven niet door de reiziger te worden ingediend.
• Zorg voor 1 contactpersoon die alles coördineert en voor vragen bereikbaar is.
• Zorg voor een unieke naam voor de missie (om misverstanden te voorkomen).
• Zorg ervoor dat iedere aanvrager de visumformulieren ondertekent en de juiste pasfoto’s heeft laten maken. Zie 3W Visa Landeninformatie voor gerichte informatie per land.
• Zorg voor een bemiddelingsbrief van de werkgever met hierin duidelijk vermeld duidelijk, naam van missie, land, plaatsnamen, vertrekdatum, reisduur, functie en reden van de reis in het Engels. Medewerkers van het ministerie van Buitenlandse Zaken hebben geen bemiddelingsbrief nodig.
• Ophalen van een paspoort voor iemand anders kan alleen met een ingevuld en ondertekend machtigingsformulier. Dit formulier ontvang je bij het afhaalbericht.