Orienteren op een civiele missie

Nadat je van 3W/CMV bericht hebt ontvangen dat je bent geselecteerd neemt de voorbereidingsperiode gemiddeld 6 tot 8 weken in beslag. Let op, is er sprake security clearance of MoU dan kan de voorbereidingsperiode langer duren.

De afdeling 3W Voorlichting, Werving en Training van 3W (3W/CMV) stuurt je een bericht dat je bent geselecteerd. Wanneer er officieel bericht van de internationale organisatie is ontvangen, ontvang je een bericht van 3W over jouw selectie. Daarop volgt een e-mail met de arbeidsvoorwaarden en de salarisinschaling.

Wanneer je akkoord bent met de arbeidsvoorwaarden wordt de arbeidsovereenkomst opgesteld. Nadat je deze hebt ondertekend wordt jouw dossier overgedragen aan de afdeling Uitgezonden Medewerkers (3W/UM). Deze afdeling neemt contact met je op om de voorbereiding van jouw uitzending door te nemen. Dit gesprek vindt plaats met de dossierhouders van de afdelingen 3W/CMV en 3W/UM.

Indien je wordt uitgezonden naar een hoog risicogebied, dan is een gesprek met een van de bedrijfsmaatschappelijk werkers verplicht voor de aanvang van jouw uitzending. Word je uitgezonden naar een zogeheten ‘oranje’ gebied dat omringd is door ‘rood’ gebied dan wordt dit gesprek bij bureau bedrijfsmaatschappelijk werk sterk aangeraden.

Wat is het verschil tussen 3W/CMV en 3W/UM?
3W/CMV is verantwoordelijk voor de werving en selectie van civiele experts voor het bestand van civiele experts en voor de werving en selectie van verkiezingswaarnemers voor het bestand van verkiezingswaarnemers (in deze FAQ wordt alleen informatie geven over civiele experts).

Daarnaast is 3W/CMV verantwoordelijk voor het delen van de selectie en het trainingsaanbod tijdens deze periode. 3W/CMV sluit tevens de arbeidsovereenkomsten af met de experts. 3W/CMV is opdrachtgever van 3W/UM ten behoeve van de administratieve en logistieke voorbereidingen van de uitzending.

De afdeling 3W/UM zorg voor de administratieve en logistieke voorbereiding van de uitzending. Zoals salarissysteem P-Direkt, boeken van het ticket en het declareren van gemaakte kosten.

Je kunt bij 3W/CMV terecht voor:

• Informatie over de uitkomst van de selectie
• Informatie over de startdatum van de functie
• Informatie over de inschaling
• Informatie over de arbeidsvoorwaarden
• Informatie over aanvragen Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG)
• De arbeidsovereenkomst
• Informatie over de monitoringsdocumenten
• Informatie over de herhalingsgesprekken. Maatschappelijk werk inschakelen bij uitzending naar een hoog risicogebied

In de e-mail met arbeidsvoorwaarden die je krijgt van 3W/CMV en het bericht 3W/UM staan diverse acties die je zelf dient op te pakken, dit kan onder andere zijn:

• Een afspraak maken voor een medische keuring bij KLM-Health Services via www.3w-health.nl.
• Een Verklaring omtrent het Gedrag (VOG) aanvragen bij de gemeentelijke basisadministratie waarin je staat geregistreerd. Ben je uitgeschreven in Nederland en (langdurig) woonachtig in het buitenland dan kun je de VOG elektronisch aanvragen via www.Justis.nl.
• Contact opnemen met jouw ziektekostenverzekering om te informeren of jouw polis dekking biedt voor het land van uitzending inclusief jouw specifieke standplaats. N.B. Je bent verplicht in Nederland een ziektekostenverzekering te hebben.
• Aanvragen van een diplomatiek paspoort en/of visum indien nodig.

Hoe vraag ik een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) aan?
3W/CMV verstrekt je een aanvraagformulier. Met dit formulier ga je naar het stadhuis of stadsdeelkantoor van de gemeente waar je staat ingeschreven. Meestal ontvang je de VOG twee weken na jouw aanvraag.

Omdat je onder de Nederlandse sociale volksverzekeringen blijft vallen, vanwege jouw status als personeel uitgezonden naar het buitenland voor de Nederlandse Overheid (BUB1999), ben je verplicht net, als elke inwonende Nederlander, een basiszorgverzekering in Nederland te hebben (af te sluiten). Doe je dit niet, dan kan je een boete riskeren. Ook wanneer je via de EU of de OVSE wordt verzekerd tegen ziektekosten, is opzegging van de Nederlandse basis zorgverzekering niet mogelijk. Ga ook na bij jouw zorgverzekeraar, of zij dekking kunnen bieden voor jouw standplaats (bijvoorbeeld een zogenaamde expat-polis). 3W/CMV regelt en vergoedt deze niet voor je. Lees ook de informatie over zorgverzekering op de website van 3W.

Word ik verzekerd door 3W/CMV?
Je dient je goed te verzekeren voor onder andere aansprakelijkheid, schade, verlies, diefstal van spullen, repatriëring of je reis naar huis in geval van overlijden of ziekte van familieleden. Schade die je lijdt tijdens je verblijf, verlof en R&R wordt niet vergoed door BZ. Mocht je zelf (medisch) gerepatrieerd moeten worden, dan val je onder de repatriëringsvoorwaarden van BZ.

De civiele experts reizen onder dezelfde voorwaarden als alle Rijksambtenaren die namens de Nederlandse overheid op reis gaan. Dat wil zeggen dat je altijd per vliegtuig economy of vergelijkbare klasse reist. Je mag business class reizen als het een recuperatiereis van een standplaats in hoog-risicogebied betreft, en je vliegtijd meer dan zes uur bedraagt (goedkoopste businessclass ticket volgens de meest logische en economische route).

Je kunt je tickets laten reserveren door 3W-UM-CMV.

De kosten van het vervoeren van ruimbagage worden vergoed met een maximum van 40 kg. Voorbeeld: indien je op jouw ticket 23 kg mag meenemen, mag je een overbagage van 17 kg declareren.

Ja, indien mogelijk kun je per trein (1e klas) reizen bij aanvang van je uitzending. 3W/CMV regelt en betaalt niets rondom overnachtingen.

Nee, je keuring moet bij KLM Health Services in Nederland plaatsvinden. Als je in het buitenland woont, proberen we samen met jou een datum te vinden waarop je de medische keuring en een bezoek aan dit ministerie kunt combineren. KLM Health Services is gevestigd in Den Haag en op Schiphol.

Voor bepaalde standplaatsen is een diplomatiek paspoort noodzakelijk. Dit paspoort wordt alleen aangevraagd om je uitzending mogelijk te maken of om je gemakkelijker langs bepaalde checkpoints te laten bewegen.

Het diplomatieke paspoort dat de civiele experts krijgen, biedt geen immuniteiten en diplomatieke privileges. Wellicht ten overvloede:  je mag het verstrekte diplomatieke paspoort niet gebruiken voor privéreizen.

Dit verschilt per land. 3W/UM informeert je of een visum nodig is. Jouw contactpersoon bij 3W/UM geeft aan waar je de informatie kunt vinden voor de eventuele visumaanvraag. 

De internationale organisatie/missie bepaalt of een scherfwerend vest en helm noodzakelijk zijn. Indien de missie deze niet heeft dan krijg je deze van 3W in bruikleen. Voor het passen van scherfwerend vest en helm maakt 3W/UM een afspraak met je (bij voorkeur in combinatie met andere afspraken op het ministerie).

Voordat je wordt uitgezonden heb je een voorbereidend gesprek met jouw contactpersonen van 3W/CMV en 3W/UM, en een inhoudelijke briefing met de dossierhouder van DVB of DSH

Je  kunt de volgende kosten declareren:

• Aanvraag VOG
• Pasfoto’s voor diplomatiek paspoort en visum
• Reiskosten binnen Nederland ten behoeve van een training of gesprekken ter voorbereiding op jouw uitzending (per trein 2e klas; per auto een km-vergoeding). Parkeerkosten worden niet vergoed.
• Reiskosten van Nederland naar een buitenland ten behoeve van een training ter voorbereiding op jouw uitzending (per trein 1e klas of per vliegtuig economy class).

Ja. Als je naar het buitenland vertrekt, ben je verplicht je uit te schrijven uit de Basisregistratie Personen (BRP) van jouw gemeente. Criterium voor uitschrijving is dat je in een jaar tijd langer dan 8 maanden in het buitenland verblijft. Bij terugkeer in Nederland na uitzending ben je verplicht je binnen 5 dagen na aankomst in Nederland in te schrijven bij jpuw woongemeente. Niet uitschrijven is strafbaar en kan leiden tot douaneproblemen bij terugkeer.

Zie ook de veelgestelde vragen over BRP.