Vergoeding verblijfkosten

Verblijfkosten

De vergoeding voor verblijfkosten is een tegemoetkoming voor gemaakte kosten voor logies, maaltijden en kleine uitgaven tijdens jouw dienstreis. De hoogte van de vergoeding per land staat in de tarieflijst. In de tarieflijst staan achter de landen en steden twee kolommen met daarin opgenomen de "maximale logieskosten" en de "overige kosten".

Logieskosten

Voor logieskosten is het overleggen van hotelnota een vereiste. Wanneer je een hotel via Travelpoint hebt geboekt, worden de logieskosten via de facturering van VCK automatisch in Travelpoint opgenomen. Als je geen bewijsstuk van gemaakte kosten kunt overleggen ontvang je per overnachting € 11,34 tot een maximum van vier overnachtingen per dienstreis.   

Overige kosten

De vergoeding voor maaltijden en kleine uitgaven is als volgt opgebouwd:

• Kleine uitgaven 1,5% voor ieder uur dat de dienstreis duurt (ofwel 36% per etmaal)
• Ontbijt 12% dit geldt voor iedere periode van 6.00 tot 8.00 uur die binnen jouw dienstreis valt
• Lunch 20% dit geldt voor iedere periode van 12.00 tot 14.00 uur die binnen jouw dienstreis valt
• Avondmaaltijd 32% dit geldt voor iedere periode van 18.00 tot 21.00 uur die binnen jouw dienstreis valt.

Voorwaarde bij het vergoeden van maaltijden is dat de genoemde (tijd)periode in haar geheel binnen de reis moet vallen. Daarbij geldt ook dat de kosten gemaakt moeten zijn in een daarvoor bestemde gelegenheid. Als je geen kosten hebt gemaakt voor maaltijden c.q. als deze aangeboden zijn of bij een hotelreservering zijn inbegrepen (logies & ontbijt) dan ontvang je hiervoor geen vergoeding.

Let op! Als je in een appartement of Airbnb verblijft dan heb je doorgaans beschikking over een eigen kookgelegenheid. Als je jouw maaltijd zelf voorbereid, wordt dit niet gezien als een “algemeen toegankelijke gelegenheid die maaltijden en/of dranken ter consumptie aanbiedt” conform de definitie van de CAO Rijk. Houd er rekening mee dat bij twijfel over het recht op maaltijdvergoeding je gevraagd kunt worden om betaalbewijzen te verstrekken van uitgaven in “een gelegenheid die daarvoor bedoeld is”.

Als je met bewijsstukken kunt aantonen dat de vergoeding voor verblijfkosten niet voldoende is, kan jouw leidinggevende beslissen je de meerdere kosten geheel of gedeeltelijk te vergoeden.  Een schriftelijk akkoord en bijbehorende bewijsstukken moet wel worden toegevoegd aan jouw declaratie.

De uurvergoeding (kleine uitgaven) is een forfaitair bedrag. Voor de uitgaven die hieruit worden bestreden, hoef je dan ook geen bewijsstukken te overleggen. Uit de uurvergoeding dienen de (meer-) kosten te worden bestreden voor onder meer:

• drankjes, versnaperingen, e.d.;
• recreatie;
• fooien;
• privé telefoongesprekken.

Je hebt geen recht op vergoeding van verblijfkosten voor:

• een dienstreis korter dan vier uur
• ontbijt, lunch of avondmaaltijd tijdens een reisgedeelte waarvoor de vervoersmaatschappij je maaltijden aanbiedt als onderdeel van jouw vervoersbewijs
• verblijfkosten voor een bezoekreis tijdens een dienstreis voor lange duur. Voor delen van jouw bezoekreis voor het afleggen van het traject tussen jouw tijdelijke verblijfplaats en jouw woonplaats tijdens bezoekreis heb je daar wel recht op.

Bijkomende kosten

Voor een aantal bijkomende kosten geldt dat je deze onder overlegging van bewijsstukken kunt declareren. Goedkeuring van jouw leidinggevende kan een vereiste zijn. Declareer je via Travelpoint dan zijn de kosten als onkostencategorie opgenomen. Het betreft onder meer:

• kosten van vervoer van het station, de haven of het vliegveld van aankomst naar de plaats van bestemming op de heen- en terugreis;
• kosten voor luchthavenrechten;
• kosten voor een kruier;
• toeslagen voor bijzondere treinen, kosten voor het gebruik van een slaapwagen, reserveringskosten en kosten voor extra bagage, als jouw  leidinggevende vindt dat de reisomstandigheden of het bedrijfsbelang daar aanleiding toe geven;
• gebruik van taxi of huurauto gedurende dienstreis als jouw leidinggevende vindt dat het bedrijfsbelang daar aanleiding toe geeft;
• zakelijke interlokale en internationale telefoongesprekken;
• vaccinaties en medicijnen voorgeschreven door de bedrijfsarts;
• garderobekosten polaire / tropische gebieden als jouw leidinggevende vindt dat het bedrijfsbelang daar aanleiding toe geeft (vergoeding gemaximaliseerd);
• kosten voor visa en evt. benodigde pasfoto’s;
• (wissel)kosten bij aankoop vreemde valuta;
• kosten geldopname niet Eurolanden (vergoeding creditcard gelijk aan bankpas).

Kijk voor meer informatie op CAO Rijk Dienstreizen Buitenland. Raadpleeg  ook het personeelsreglement van jouw werkgever of er sprake is van aanvullende vergoedingen.